10 clés pour s’organiser et gérer ses priorités

Vous  êtes dépassé(e), parfois épuisé(e) devant la charge de travail ? Venez chercher dans cette formation les 10 clés pour une organisation professionnelle au top !

Cette formation vous apporte une meilleure compréhension de la notion de temps et vous aide à découvrir quel(le) gestionnaire de votre temps vous êtes. Elle vous apporte les techniques pour maîtriser les priorités,  « faire ou pas » sans stress ni tension. Vous saurez planifier votre travail,  gérer les imprévus et maintenir un bon relationnel.

Objectifs

•  Connaître ses points forts et ses points à améliorer
•  Savoir gérer le relationnel, les tensions et le stress
•  Savoir planifier, contrôler les délais, aller à l’essentiel
•  Acquérir outils et méthodes d’organisation

Programme

Prendre conscience de la notion du temps

• Réflexion sur l’utilisation de son temps
• Temps réel et temps supposé
• Occupation de l’espace-temps (les tiers-temps)
• Procrastination et peur de l’échec

Diagnostiquer l’organisation de son travail

• Dresser un état des lieux de son poste : ce qui est bien, ce qui peut être amélioré
• Questionnaire sur  « Quel est mon style de gestionnaire du temps ?
• Repérer ses pertes de temps, ses tâches chronophages
• Trouver un équilibre vie professionnelle/vie privée

Être clair sur ses missions, concevoir sa fonction

• Définition de son cœur de métier
• Réflexion sur les grandes lois en gestion du temps (loi de Pareto, Parkinson, Illich, Douglas, Carlson, Laborit, Fraisse)
• Identification de ses tâches HR (à haut rendement)

Se fixer des priorités

• Différencier l’urgent de l’important
• Relativiser la notion d’urgence
• Identifier les tâches affectives et secondaires
• Hiérarchiser, prioriser selon des critères objectifs

Planifier sa charge de travail

• Les plannings annuels, mensuels, journaliers
• Les check-list, tableaux de bord
• La méthode Pomodoro 

Gérer les crises et les urgences

• Le repérage des pertes de temps et fausses urgences en entreprise
• L’anticipation des crises et des dysfonctionnements
• Un travail en sous-groupes pour trouver des solutions appropriées

Traiter les dérangements

• Les imprévus, les interruptions : sortir du rôle du sauveteur
• Le mode retrait/interactif
• Le téléphone, la messagerie électronique

Gérer le temps relationnel

• La communication maitrisée avec la hiérarchie, les équipes
• La définition d’objectifs personnels et professionnels
• Les « chartes de bonne entente » : réunion, entretien, openspace
• La négociation d’un délai, le “savoir dire non”

Réduire le stress en quelques remèdes

• Repérer les signaux d’alarme et les symptômes négatifs
• Agir plutôt que subir : les solutions
• Réduire le perfectionnisme
• Entretenir ses 3 piliers de vie

L’organisation de sa boite mail et des documents

• Utiliser les outils d’Outlook
• Trier, classer, ranger
• Appliquer la méthode TRAP

Pour qui ?

• Toute personne qui souhaite faire le point sur son poste de travail, mieux gérer son temps et son organisation professionnelle.

Pédagogie

• De nombreux outils et méthodes fournis
• Formation interactive, participative
• Test, exercices d’application en sous-groupes
• Temps passé sur chaque clé en fonction de l’intérêt des participants