C’est une réalité aujourd’hui : les clients et usagers sont de plus en plus exigeants et de moins en moins indulgents vis-à-vis de prestataires qui ne soignent pas suffisamment leurs écrits professionnels.

Et pourtant, les médias pointent régulièrement les maladresses de style et fautes en tout genre contenus dans les messages trop vite expédiés au quotidien…

L’enjeu est donc de taille car on ne peut ignorer qu’une réponse inappropriée et qui révèle un manque de rigueur peut être préjudiciable et coûter très cher.

Les faiblesses récurrentes des écrits professionnels

Les rédacteurs d’écrits professionnels formés sur le tas se sentent souvent démunis et analysent avec plus ou moins de justesse ce qui leur manque pour être plus efficaces. Une grande majorité d’entre eux pense ne pas savoir utiliser ou ne pas posséder un vocabulaire suffisamment élargi. Certains rencontrent des difficultés à trouver le ton juste, notamment dans les échanges courants au quotidien via la messagerie.

Beaucoup déplorent manquer de tournures propres à l’écrit professionnel et perdent un temps considérable dans la recherche approximative de ces formules qui sont au final des copies maladroites de ce qu’ils ont pu lire ailleurs.

Et enfin, nombreux sont ceux qui avouent, presque honteux, leurs oublis et leur manque de maitrise des règles du français. Les erreurs sont multiples et quand elles sont grossières, elles sont rédhibitoires… Dans un premier jet, elles sont certes inévitables mais aux yeux de nos destinataires, de nos managers, des usagers des services publics, nous devons être irréprochables !

Quelques erreurs présentes dans les écrits professionnels

  • Je vous joint… ; je vous transmet… : terminaisons verbales fautives.
  • Nous faisons suite à votre mail afin de vous faire part de… : le verbe faire est le plus utilisé dans les écrits professionnels mais trop « facile ».
  • Ce dysfonctionnement a engendré des retards… : verbe inapproprié.
  • Le Service Comptabilité ; le Responsable : majuscules injustifiées.
  • Des énumérations mal construites.
  • Des idées non hiérarchisées.
  • Une absence de concision ou à l’inverse, un excès de concision.
  • Une ponctuation quasi inexistante.
  • Un manque de lisibilité dans la mise en page.

Ce « mal-être » en situation d’écrit professionnel est ressenti par beaucoup et peut-être insuffisamment reconnu par les entreprises et ce d’autant plus que le quantitatif prime sur le qualitatif… Une pratique routinière de l’écrit et de mauvaises habitudes prises au cours des années finissent par nuire aux rédacteurs : l’écrit devient une corvée !

Il est pourtant essentiel de soigner son image – on parle aujourd’hui d’e-réputation – autant en tant qu’individu qu’en tant qu’entreprise. Parce que nos écrits professionnels et personnels nous exposent et nous engagent, ils méritent tous nos soins ! Nous savons par expérience que la précipitation est la pire ennemie de l’écrit.

Par ailleurs, nous n’avons pas appris à nous relire ou, en d’autres termes, nous ne faisons preuve d’aucune méthodologie pour nous relire efficacement. Nos formations mettent systématiquement l’accent sur une méthode qui a porté ses fruits car, grâce à elle, beaucoup de rédacteurs se sont améliorés.

Les paramètres essentiels de l’écrit professionnel en 10 points

L’écrit occupe une place considérable aujourd’hui dans les entreprises. C’est par écrit que l’on informe, confirme, relance au regard des millions de messages qui s’échangent chaque jour via la messagerie.

Il est donc essentiel de sensibiliser les rédacteurs à une communication de qualité qui prend en compte les dix grands paramètres indissociables de l’écrit professionnel.

  1. Quel est le profil du destinataire ? Quel est son niveau de compréhension ?
  2. Quelles sont ses attentes ?
  3. L’organisation de mes idées est-elle bonne ?
  4. S’il est mécontent, comment peut-on le rassurer, l’apaiser voire le réconcilier ?
  5. De quelle manière lui faire comprendre qu’il est l’objet d’une attention particulière de notre part ?
  6. Quelle est la ligne éditoriale choisie par ma direction pour répondre par exemple à un courrier sensible (refus, réclamation, etc.) ?
  7. Quel est le degré de concision de mon écrit ?
  8. Le ton est-il juste ? Bienveillant ?
  9. Le vocabulaire est-il bien choisi ? Suffisamment varié ?
  10. Me suis-je donné un temps de relecture suffisant pour éliminer les erreurs (orthographiques, grammaticales, etc.) ?

Des conseils précieux pour gagner en aisance

  1. Chacun est perfectible et peut donc s’améliorer. Si nous sommes convaincus du contraire, en raison notamment d’un passif scolaire qui nous a marqués durablement, on ne peut progresser.
  2. L’écrit professionnel ne requiert pas de talent particulier et en cela, il s’oppose à l’écrit littéraire. En d’autres termes, l’objectif principal n’est pas de briller mais d’être compris !
  3. Une pratique régulière de l’écrit permet de développer une réelle compétence à condition toutefois de s’appuyer sur les recommandations de professionnels ou de rédacteurs confirmés dont les écrits professionnels sont appréciés.
  4. Le choix de la simplicité est toujours visé car elle est un véritable gage de clarté.
  5. La motivation est un moteur : si on arrive à vaincre ses appréhensions, on ne peut que s’améliorer.

Les formations proposées par Exoplanete apportent des réponses simples et surtout rétablissent la confiance que certains ont perdue parfois. C’est le cas dans la formation Les fondamentaux de l’écrit qui aborde les règles de la langue française en mettant l’accent sur les astuces qui nous facilitent la vie.

Dans Rédiger des mails efficaces, une grande place est accordée aux règles de bonne conduite inhérentes à la messagerie et à la nécessité de bien communiquer, règles trop malmenées car méconnues. Quelle communication souhaitons-nous mettre en place en interne par exemple avec nos collègues, collaborateurs, managers ? Quels sont les dommages réels causés par une communication expéditive ? Les clients et usagers sont des juges parfois implacables ! Des formules à adapter correspondant à des situations de communication précises permettent un gain de temps appréciable.

Quant à la thématique Répondre aux réclamations, elle requiert un savoir-faire très particulier dans la mesure où le rédacteur va devoir dépasser l’art du bien dire et du bien écrire et adopter une stratégie de communication.

Les formations consacrées aux écrits professionnels questionnent : quel est notre rapport à l’écrit ? Dans mon approche ou ma pratique de l’écrit, quel est mon rapport aux autres ? Ces formations sont l’occasion de prendre du recul voire de se remettre en question mais toujours de façon constructive. Elles peuvent même donner ou redonner le plaisir d’écrire parce que Patricia Maillet, consultante, auteure à ce jour de trois ouvrages consacrés aux écrits professionnels, est experte dans son domaine et surtout une passionnée !  Et la passion est communicative.